De licenties hebben we al!

Sinds de introductie van suites binnen Office 365, hebben veel bedrijven al direct de beschikking over SharePoint licenties.  De implementatie van SharePoint in een on-premises omgeving was in het verleden vaak een technisch geheel, met regelmatig hoge initiële kosten, de meesten bedrijven hebben dit nu echter al kant-en-klaar vanuit de cloud in het abonnement zitten; klaar om aangezet en ingericht te worden.  De vragen omtrent assistentie naar het ook daadwerkelijk in gebruik nemen van SharePoint nemen de afgelopen tijd dan ook enorm toe.

De vragen lijken ogenschijnlijk simpel, maar we merken dat deze met name vanuit een technisch oogpunt aangevlogen worden: hoeveel tijd kost het om te migreren, hoe lang hebben we downtijd, welke techniek gebruiken jullie…. Naast techniek is er echter behoefte aan aandacht voor de gebruikers, daar zit immers voor een belangrijk deel de sleutel tot uw succes!

(Dit is een artikel van UniProfs – IT Cloud Professionals gespecialiseerd in Ontwerp, Implementatie en Migratie van SharePoint omgevingen. Zie www.uniprofs.eu voor meer informatie.)

Gebruikers hebben aandacht nodig.

Een gebruiker die al 20 jaar gebruik maakt van bestanden op File shares, mapjes-metdaarin-nog-veel-meer-mapjes en VPN tunnels zal absoluut moeite hebben met het zomaar overstappen op een product als SharePoint. De uitdagingen met de traditionele oplossingen zijn echter veelal hetzelfde: gebruikers verliezen veel tijd met het zoeken naar informatie, of belangrijker nog: het vinden van de juiste informatie. SharePoint is anders dan deze bekende methodieken en dat vergt extra aandacht voor gebruikers om ze daar op voor te bereiden. Dat geldt voor eindgebruikers, maar ook voor de betrokkenen in de implementatie.

Wij pleiten daarom ook voor aanwezigheid van een dwarsdoorsnede van de organisatie bij de implementatie van SharePoint, vanaf het eerste moment. Hiermee worden alle betrokken afdelingen betrokken en kan de input uit de hele organisatie worden gebruikt. De methode die wij hiervoor hanteren is een workshop. Deze workshop heeft als doel om de mogelijkheden van SharePoint te leren kennen en door de medewerkers erbij te betrekken krijgen ze de vrijheid om mee te denken over de inrichting, uitstraling en mogelijke oplossingen. Ook geeft dit het management de ruimte om de doelstellingen van dit project onder de aandacht te krijgen. Aan het einde van de workshop is er waardevolle informatie ter beschikking die meegenomen wordt in het ontwerp en plan van aanpak om tot een succesvolle implementatie te komen.

“Wij willen graag SharePoint. Kunnen jullie ons helpen?”

“Als we alle bestanden naar SharePoint willen verplaatsen, hoeveel tijd kost dat dan ongeveer?”

“We hebben al Office 365, dus SharePoint is een kleine stap om er ook bij te implementeren toch?”

Een dergelijke sessie dient goed voorbereid en begeleid te worden uiteraard, maar kan vele uitdagingen in het vervolg van het traject voorkomen. UniProfs heeft veel ervaring met het opzetten en begeleiden van deze workshops en trainingen bij klanten op locatie. Door gebruik te maken van een vaste methodiek en een gezamenlijke voorbereiding tussen de consultant en de projectleiding wordt er structuur en inhoud gegeven aan de workshop.

De eindgebruikers die uiteindelijk met de nieuwe SharePoint omgeving dienen te gaan werken zullen ook vragen hebben over hun nieuwe werkomgeving. Daarom geven wij gebruikers workshops en presentaties in bijvoorbeeld een demo- of testomgeving. Ook wordt er veelvuldig gebruik gemaakt van korte video’s met als thema “Hoe doe ik?”

De migratie zelf

Goed geïnformeerde gebruikers die op tijd zijn betrokken bij het project levert een soepelere overstap op SharePoint op, zodat er naast een technische migratie meer ruimte ontstaat voor optimalisatie van de omgeving. Een SharePoint omgeving is tenslotte nooit af en zal enkel maar beter worden zodra gebruikers ook daadwerkelijk de meerwaarde van het product voor hun dagelijkse werkzaamheden zullen inzien: ze zullen de meest waardevolle informatie voor de volgende fase van SharePoint kunnen aanbrengen.

Heine Stuivenberg
Cloud Consultant – UniProfs

info@uniprofs.eu

Over UniProfs

UniProfs is een Nederlands bedrijf, dat zich volledig richt op cloud infrastructuur. Dat kennen we en dat kunnen we. We zouden niet anders willen. Nieuwe mogelijkheden zoals: Azure en Office 365 kunnen echter lastig zijn om in uw huidige automatisering onder te brengen. Hoe koppel je lokaal aan de cloud? Hoe gaan we om met de veiligheid van onze data? Wat merken onze gebruikers er straks van? Hoe betrekken we die op de juiste manier? Ons team met echte specialisten, niet alleen op technisch gebied, maar ook op organisatorisch en bedrijfskundig vlak geeft u antwoord op al deze vragen.

UniProfs is een Microsoft Certified Partner:

  • Cloud Solution Provider
  • Small and Midmarket Cloud Solutions Partner
  • Authorized Education Partner
  • Authorized Surface Partner
  • Azure Mentoring Member

Lees meer op onze website: www.uniprofs.eu

E-mail: info@uniprofs.eu
Tel: 085 – 303 67 12